(Stutt­gart) In den nächs­ten Mona­ten wird die EU-DSGVO und das neue Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz im Mit­tel­punkt des unter­neh­me­ri­schen Inter­es­ses ste­hen müs­sen. Denn der Count­down läuft uner­bitt­lich dem 25. Mai 2018 ent­ge­gen.

Bis dahin muss jedes Unter­neh­men die Vor­ga­ben der EU-DSGVO und auch des neu­en Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes (BDSG neu) umge­setzt und in den Unter­neh­mens­all­tag inte­griert haben.

Falls noch nicht gesche­hen, soll­te des­halb in jedem Unter­neh­men die Umset­zung der EU-DSGVO ganz oben auf die Agen­da der zu erle­di­gen­den Arbei­ten ste­hen.

Dar­auf ver­weist der Bre­mer Fach­an­walt für Arbeits­recht und Gewerb­li­chen Rechts­schutz Klaus-Die­ter Fran­zen, Lan­des­re­gio­nal­lei­ter „Bre­men“ des VDAA Ver­band deut­scher Arbeits­rechts­An­wäl­te e. V. mit Sitz in Stutt­gart.

Die Anfor­de­run­gen für das Arbeits­ver­hält­nis erge­ben sich aus Art. 88 EU-DSGVO und § 26 BDSG-neu. § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG-neu ent­spricht weit­ge­hend der bis­he­ri­gen Rege­lung des § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG-alt. Nach bei­den Rege­lun­gen dür­fen per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von Beschäf­tig­ten für Zwe­cke des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erho­ben wer­den, soweit dies für die Begrün­dung, Durch­füh­rung oder Been­di­gung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich ist.

Als „erfor­der­lich“ dürf­te die Erhe­bung fol­gen­der Daten gel­ten:

  • Name, Adres­se,
  • Kon­to­ver­bin­dung,
  • Aus­bil­dung, Qua­li­fi­ka­tio­nen,
  • Arbeits­zeit­er­fas­sung.

In § 26 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 4 BDSG-neu ist aus­drück­lich gere­gelt, dass die Ver­ar­bei­tung von Beschäf­tig­ten­da­ten auf der Grund­la­ge von Kol­lek­tiv­ver­ein­ba­run­gen zuläs­sig ist. Dabei sind die stren­gen Maß­stä­be hin­sicht­lich der Trans­pa­renz, Zweck­bin­dung und der Anga­be der Rech­te der Arbeit­neh­mer der EU-DSGVO zu beach­ten.

Fer­ner kann die Daten­er­he­bung durch eine „frei­wil­li­ge“ Ein­wil­li­gung des Arbeit­neh­mers gedeckt sein (§ 26 Abs. 2 BDSG-neu). An die Anfor­de­run­gen einer „frei­wil­li­gen“ Ein­wil­li­gung wer­den hohe Maß­stä­be gesetzt. Sie ist an kei­ne Form gebun­den, soll­te aber aus Beweis­grün­den schrift­lich ein­ge­holt wer­den.

Die Erhe­bung von sog. sen­si­blen Daten, wie etwa Gesund­heits­da­ten, bedarf immer der aus­drück­li­chen Ein­wil­li­gung des betrof­fe­nen Arbeit­neh­mers.

Es sind alle Arbeits­ver­trä­ge, Betriebs­ver­ein­ba­run­gen, Dienst­ord­nun­gen, usw. zu über­prü­fen.

Im Focus ste­hen dabei Rege­lun­gen unter ande­rem über

  • Per­so­nal­da­ten,
  • Abrech­nungs­da­ten,
  • Nut­zungs­pro­to­kol­lie­run­gen IT/Mail,
  • Video­über­wa­chung,
  • Zeit­er­fas­sung,
  • Ortung durch GPS,
  • Bewer­bungs­ver­fah­ren,
  • BEM.

Der Arbeit­ge­ber wird außer­dem zwin­gend ein Ver­fah­rens­ver­zeich­nis für jede ein­zel­ne Maß­nah­me erstel­len müs­sen, wenn sol­che Abläu­fe bestehen.

Der Arbeit­ge­ber muss die Arbeit­neh­mer über die Daten­er­fas­sung infor­mie­ren. Mit­zu­tei­len sind:

  • Name (ggf. Fir­men­na­me gem. § 17 Abs. 1 HGB oder Ver­eins­na­me gem. § 57 BGB) und Kon­takt­da­ten des Ver­ant­wort­li­chen sowie ggf. des­sen Ver­tre­ter,
  • Kon­takt­da­ten des ggf. vor­han­de­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten,
  • Zwe­cke, für die die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ver­ar­bei­tet wer­den sol­len und zusätz­lich die Rechts­grund­la­ge, auf der die Ver­ar­bei­tung fußt,
  • das berech­tig­te Inter­es­se, inso­fern die Daten­er­he­bung auf einem berech­tig­ten Inter­es­se des Ver­ant­wort­li­chen oder eines Drit­ten beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO),
  • Emp­fän­ger oder Kate­go­ri­en von Emp­fän­gern der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten (vgl. Art. 4 Nr. 9 EU-DSGVO,
  • die geplan­te Spei­cher­dau­er oder, falls dies nicht mög­lich ist, die Kri­te­ri­en für die Fest­le­gung der Spei­cher­dau­er,
  • die Betrof­fe­nen­rech­te (Aus­kunfts-, Löschungs-, Ein­schrän­kungs- und Wider­spruchs­rech­te sowie das Recht auf Daten­über­trag­bar­keit),
  • das Recht zum jeder­zei­ti­gen Wider­ruf einer Ein­wil­li­gung und die Tat­sa­che, dass die Recht­mä­ßig­keit der Ver­ar­bei­tung auf Grund­la­ge der Ein­wil­li­gung bis zum Wider­ruf unbe­rührt bleibt,
  • das Beschwer­de­recht bei einer Auf­sichts­be­hör­de,
  • die gesetz­li­che oder ver­trag­li­che Ver­pflich­tung, per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten Drit­ten bereit­zu­stel­len und die mög­li­chen Fol­gen der Nicht­be­reit­stel­lung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten und
  • im Fal­le einer auto­ma­ti­sier­ten Ent­schei­dungs­fin­dung (ein­schließ­lich Pro­filing) aus­sa­ge­kräf­ti­ge Infor­ma­tio­nen über die ver­wen­de­te Logik, die Trag­wei­te und ange­streb­ten Aus­wir­kun­gen einer der­ar­ti­gen Ver­ar­bei­tung.

Gemäß Art. 12 Abs. 1 EU-DSGVO sind die Infor­ma­tio­nen in prä­zi­ser, trans­pa­ren­ter, ver­ständ­li­cher und leicht zugäng­li­cher Form sowie in kla­rer und ein­fa­cher Spra­che zu über­mit­teln.

Die Infor­ma­tio­nen sind schrift­lich oder in ande­rer Form (ggf. elek­tro­nisch) zur Ver­fü­gung zu stel­len.

Der Arbeit­ge­ber hat im Hin­blick auf das Trans­pa­renz­ge­bot stets den Nach­weis einer ord­nungs­ge­mä­ßen Erle­di­gung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten zu erbrin­gen.

Bei Nicht­be­ach­tung oder Ver­stö­ßen sieht die neue Rechts­la­ge einen dras­tisch erhöh­ten Buß­geld­rah­men von bis zu 20 Mil­lio­nen Euro vor. Fer­ner kön­nen auch Mit­be­wer­ber wett­be­werbs­recht­li­che Unter­las­sungs­an­sprü­che gel­tend machen. Dane­ben kann auch die Zah­lung von Scha­dens­er­satz gefor­dert wer­den, und zwar von Betrof­fe­nen, als auch von Unter­neh­men.

Fran­zen emp­fahl, dies zu beach­ten und riet er bei Fra­gen zum Arbeits­recht Rechts­rat in Anspruch zu neh­men, wobei er u. a. auch auf den VDAA Ver­band deut­scher Arbeits­rechts­An­wäl­te e. V. – www.vdaa.de – ver­wies.

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